Stok Bahan Selalu Selisih dengan Catatan, Ini Penyebab yang Paling Sering

Hampir setiap pemilik usaha F&B pernah mengalaminya. Catatan bilang sisa biji kopi tiga kilogram, kenyataannya dua setengah. Dugaan pertama biasanya yang paling tidak enak, padahal pencurian adalah penyebab yang paling jarang.

Takaran yang tidak seragam

Ini penyebab nomor satu. Resep menyebut 18 gram, tapi barista yang sedang buru-buru menuang 21 gram. Selisih tiga gram terasa kecil, sampai dikalikan dua ratus gelas sehari. Enam ratus gram menguap tanpa tercatat di mana pun.

Waste yang tidak pernah dicatat

Gelas yang tumpah, susu yang gagal di-steam, roti yang tidak terjual sampai tutup. Semuanya mengurangi stok tapi tidak pernah masuk sebagai penjualan. Kalau tidak dicatat sebagai waste, selisihnya akan muncul di opname berikutnya tanpa penjelasan.

Penerimaan barang yang tidak dicek

Nota tertulis sepuluh kilogram, yang datang sembilan setengah. Kalau penerimaan dicatat berdasarkan nota, bukan berdasarkan timbangan, selisihnya sudah lahir sejak barang masuk pintu.

Bahan yang dipakai untuk hal lain

Susu untuk tes mesin, kopi untuk mencicipi batch baru, kue untuk foto menu. Semuanya sah, semuanya perlu, dan semuanya mengurangi stok tanpa menghasilkan penjualan.

Cara menutupnya

• Kunci takaran lewat resep, lalu latih sekali. Takaran yang ditulis tapi tidak pernah dicek akan kembali meleset dalam dua minggu.
• Sediakan cara mencatat waste yang cepat. Kalau butuh lima langkah, tidak akan ada yang mencatat saat sedang ramai.
• Timbang saat barang datang, bukan menyalin nota.
• Lakukan opname berkala dan catat selisihnya sebagai penyesuaian, jangan langsung menyamakan angkanya. Selisih yang tercatat adalah data; selisih yang ditimpa adalah informasi yang hilang.

Selisih stok yang tercatat bisa dicari sebabnya. Selisih yang diam-diam disamakan akan terulang bulan depan.

Di Kelola, stok bahan terpotong otomatis sesuai resep tiap penjualan, waste dicatat sebagai transaksi tersendiri lengkap dengan nilainya, dan opname menyimpan selisihnya sebagai penyesuaian beserta jejak siapa yang melakukannya.